Reglement ruildienst

Verstandhouding West-Vlaamse Postzegelkringen

 

Reglement Rondzenddienst. Stand 24 november 2007

 

Dit reglement vervangt en vernietigt alle vroegere uitgaven

 

A.        DOEL

In de schoot van de VWPK ruilboekjes doen rondgaan bij de aangesloten postzegelverenigingen.

 

B.        DIENSTORGANISATIE

1.      De dienst wordt waargenomen door een ruilmeester, aangesteld in het bestuur van de VWPK.

2.      Het werkjaar van de ruildienst vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december van het daaropvolgend jaar.

3.      De ruilmeester staat borg voor het goed functioneren van het rondzendverkeer op basis van dit reglement. Op iedere bestuursvergadering licht hij de ruildienst toe.

 

C.        TOETREDING

1.      Alle postzegelkringen, aangesloten bij de VWPK en ingeschreven in de ruildienst, kunnen deelnemen aan de ruildienst. Bij het inschrijven dient een borgsom van € 12,50 betaald te worden.

2.      Zij aanvaarden zonder enig voorbehoud de voorschriften van dit reglement bij hun toetreding. Ze ondertekenen een exemplaar van dit reglement voorafgegaan door de  handgeschreven vermelding “gelezen en goedgekeurd”.

3.      Zij geven aan de ruilmeester een contactpersoon op met wie de VWPK het rondzendverkeer kan regelen.

4.      Adresveranderingen van hierbij betrokken partijen moeten onmiddellijk aan de ruilmeester van de VWPK worden gemeld.

5.      Op het einde van elk werkjaar zal de ruilmeester, via het tweemaandelijks tijdschrift van de VWPK vragen aan de aangesloten postzegelverenigingen of ze in het komende werkjaar nog verder aan de ruildienst wensen deel te nemen.

 

D.        INSTUREN VAN BOEKJES

1.      Bij voorkeur gebruikt men hiervoor boekjes uitgegeven door de VWPK. Deze zijn te verkrijgen bij de ruilmeester.

2.      Ook mogen ruilboekjes van het gangbare type gebruikt worden op voorwaarde dat hierop geen ongewenste publiciteit werd aangebracht. De boekjes moeten in elk geval 16 bladzijden (noch min noch meer) bevatten elk bestaande uit 16 vakjes (noch min noch meer)

3.      De inleveraar zorgt ervoor dat :

·         de ruilboekjes samengesteld zijn zoals verder aanbevolen

·         de reeds gecirculeerde boekjes degelijk werden bijgewerkt vooraleer     

           opnieuw in omloop te worden gebracht

·         de in omloop gegeven ruilboekjes met zijn inzenderkenmerk heeft gekenmerkt

·         de ruilboekjes een volgnummer dragen

·         hij alle ruilboekjes grondig heeft nagezien voor wat betreft de erin voorkomende

           numerieke gegevens en de staat van de boekjes zelf

4.      Hij maakt de zendingen over aan de ruilmeester van de VWPK via de ruilmeester van zijn kring, die oordeelt of de boekjes en de inhoud ervan conform zijn aan dit reglement. De boekjes worden na goedkeuring van de clubruilmeester en door de clubruilmeester doorgegeven aan de ruilmeester van de VWPK samen met een inventaris op een speciaal formulier, in drievoud opgemaakt, dat te bekomen is bij de ruilmeester van de VWPK.

5.      Ruilboekjes kunnen gedurende het ganse jaar bij de ruilmeester van de VWPK ingediend worden.

6.      De club dient een bankrekening op te geven aan de ruilmeester waarop het resultaat van de afrekening kan gestort worden door de ruilmeester.

7.      Uitzonderlijk en na goedkeuring door de ruilmeester van de VWPK, kunnen ook ruilboekjes worden ingediend van leden van clubs die aangesloten zijn bij de V.W.P.K. maar niet aangesloten zijn bij de ruildienst. De taken die in de hierboven en hieronder aangegeven punten toebedeeld werden aan de ruilmeester van de club worden in dit geval door de ruilmeester van de VWPK doorgevoerd.

 

E.        HET IN OMLOOP BRENGEN VAN DE RUILBOEKJES DOOR DE

                        RUILMEESTER VAN DE VWPK

1.      De ruilmeester van de VWPK ziet de ontvangen ruilboekjes na en bereidt hun omloop voor. Hij kan zendingen weigeren die niet voldoen aan de gestelde eisen of waarvan de prijsvraag onredelijk is.

2.      Aanvaarde zendingen kan hij eventueel hernummeren

3.      Na het ontvangen en het aanvaarden van de boekjes zal de ruilmeester een ontvangstbewijs, dat in feite een exemplaar is van het in drievoud opgemaakt inleveringformulier vermeld onder punt D4, aan de ruilmeester van de club van de inleveraar overmaken.

4.      De zendingen die hij naar een bij de rondzenddienst aangesloten kring opstuurt bevatten volgende dokumenten :

·         een verrichtingskaart

·         een afrekeningsstaat

 

 

F.        HET ONTVANGEN EN DOORGEVEN VAN DE RUILBOEKJES DOOR DE

           POSTZEGELKRINGEN

 

1.      De aan de ruildienst deelnemende clubs worden in groepen van twee onderverdeeld.

2.      Een groep bestaat uit twee clubs die of geografisch aan elkaar palen of zich dicht bij elkaar bevinden of om een of andere reden dicht bij elkaar betrokken zijn.

3.      Deze groepen worden in onderlinge overeenkomst van de betrokken clubs vastgelegd

4.      De zendingen worden tijdens de algemene vergaderingen van de VWPK, via de ruilmeester van de VWPK, van de ene groep naar de andere doorgegeven.

5.      Een groep behoudt de zending tijdens de periode gelegen tussen twee opeenvolgende vergaderingen van de VWPK.

6.      Tijdens deze periode wordt binnen de groep afgesproken hoe en wanneer de ruilboekjes bij de ene of de andere club van de groep komen en hoe ze circuleren. Dit is de verantwoordelijkheid van de groep en niet van de ruilmeester van de VWPK. Mochten er op dit punt moeilijkheden of klachten zijn binnen de groep, dan kan steeds een club via de ruilmeester van de VWPK de ontbinding van de groep vragen en voorstellen doen om een nieuwe groep te vormen. Dergelijke zaken worden dan door het arbitragecomité in samenspraak met de ruilmeesters van de betroffen clubs behandeld.

7.      Mocht er niemand van de groep kunnen aanwezig zijn op de vergadering van de VWPK dan dienen de zendingen bij de ruilmeester van de VWPK per aangetekende zending toe te komen voor de vergadering van de VWPK. Mocht dit niet het geval zijn m.a.w. mochten de ruilboekjes niet aanwezig zijn op de vergadering van de VWPK dan kan aan de groep, dus aan beide clubs, een boete van € 6,25 aangerekend worden.

8.      Zodra een club een zending ontvangt moet de ruilmeester volgende zaken nagaan : nl dat

          *        er geen boekjes of bladen in de boekjes ontbreken. Mochten dergelijke gevallen

                    vastgesteld worden dient een opmerking gemaakt te worden in het voorziene vak

                    “opmerkingen” van de afrekeningstaat. In ernstige gevallen dient met  

                    ogenblikkelijk contact op te nemen met de ruilmeester van de VWPK en het

                    boekje, of de zending, in te houden.

          *         alle vakjes gevuld zijn zoals aangegeven

          *         de ledige vakjes afgestempeld werden voor afname door de postzegelkring die

                     de zending heeft doorgegeven

9.      De ruilmeester van de club die de ruilboekjes doorgeeft, maakt binnen de acht dagen na doorgave, het in zijn club uitgenomen bedrag over aan de ruilmeester van de VWPK. Bij laattijdige betalingen kan aan de club een boete aangerekend worden

 

G.        AFREKENING DOOR DE RUILMEESTER VAN DE VWPK

 

1.      Wanneer de boekjes een volledig circuit doorlopen hebben geeft de ruilmeester de boekjes terug aan de ruilmeester van de club van wie hij de boekjes ontvangen heeft. Hij maakt de afrekening op hetzelfde formulier dat gebruikt werd voor ingave van de boekjes. Het afgenomen bedrag wordt met 10% verminderd, dit voor het dekken van de gemaakte kosten.

2.      Alle op- of aanmerkingen op deze afrekeningsstaat moeten binnen de veertien dagen na ontvangst van de afrekening overgemaakt worden aan de ruimeester van de VWPK. Hij tracht de geschillen dan in der minne te regelen of maakt ze aanhangig bij het arbitragecomité van de ruildienst. Na deze veertien dagen worden geen klachten meer aanvaard.

 

H.        VERANTWOORDELIJKHEID

 

1.      De deelname aan de ruildienst, hetzij door insturen hetzij door afnemen van boekjes, geschiedt volledig op eigen risico.

2.      De rondzenddienst van de VWPK kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor bedrog, verlies of beschadiging van het toevertrouwd materiaal, tijdens het rondzendverkeer. Nochtans zal de ruilmeester alles in het werk stellen om tekortkomingen en misbruiken te voorkomen.

3.      De eigenaars van rondzendboekjes kunnen dus hierdoor geleden schade niet inhalen bij de organisatoren van de rondzenddienst van de VWPK. Zij kunnen alleen hun rechten laten gelden tegenover de groep of de kring die onomstotelijk kan aangewezen worden als verantwoordelijke voor het geleden verlies of de aangebrachte schade.

4.      Om onregelmatigheden te vermijden is het de ruilmeester van de kringen verboden ruilboekjes aan leden mee te geven naar huis. De afname uit boekjes dient steeds in de kring te gebeuren. Worden toch boekjes meegegeven naar huis dan is de ruilmeester van de kring die dit toeliet volledig verantwoordelijk voor eventuele onregelmatigheden.

 

I.                   GESCHILLEN

 

Elke betwisting kan via de ruilmeester van de VWPK voorgelegd worden aan een arbitragecomité.

In dit comité zetelen de ruilmeester, een neutraal bestuurslid van de VWPK en de voorzitter van de VWPK.

De ruilmeester van de VWPK kan al wie dit reglement met de voeten treedt doen bestraffen door het arbitragecomité.

 

J.         VOORSTELLEN

 

De afgevaardigden van de postzegelkringen aangesloten bij de VWPK en deeluitmakend van de rondzenddienst kunnen voorstellen ter verbetering van het rondzendverkeer indienen hetzij op de tweemaandelijkse bijeenkomst van de VWPK, hetzij rechtstreeks bij de ruilmeester.

 

 

K.        AANBRENGEN VAN RUILMATERIAAL IN DE RUILBOEKJES

 

1.      Enkel filatelistisch materiaal mag in de ruilboekjes aangebracht worden.

2.      De eigenaar van de ruilboekjes mag geen middel onbenut laten om zijn zegels zo goed mogelijk te beschermen, in het bijzonder tegen verwisseling van zegels

3.      Om te voorkomen dat gebruikte zegels losraken, moeten zij met goede, volledige en nog niet eerder gebruikte scharnieren bevestigd worden. Er mag slechts één zegel per vakje aangebracht worden. Gebruikte zegels worden nooit in zakjes in de boekjes aangebracht.

4.      Postfrisse en ongebruikte zegels kunnen in zakjes in de boekjes aangebracht worden. Er dient echter een duidelijke omschrijving bijgevoegd te worden wat zich in de zakjes bevindt. Ze kunnen tevens in kristal in de boekjes aangebracht worden doch in dit geval dient het kristal bovenaan dichtgekleefd te worden. Per zegel dient een afzonderlijk kristal gebruikt te worden. Verscheidene zegels in één kristalstrook aanbrengen is niet toegelaten.

5.      Plak de zegels in de boekjes per land of per thema in chronologische volgorde, nooit beschadigde zegels aanbieden.

6.      Geen grote hoeveelheden van dezelfde zegel in een rondzendboekje aanbrengen met uitzondering van verantwoorde gevallen (vb. stempelstudies op een bepaalde zegel)

7.      Onder de zegel brengt men in de respectievelijke vakjes het catalogusnummer, de catalogusprijs en de vraagprijs aan. De vraagprijs dient in een andere kleur, dat duidelijk opvalt, aangebracht te worden.

8.      Nooit bladen toevoegen aan de ruilboekjes en nooit de keerzijde van de bladen gebruiken.

9.      Zowel de rijen als de kolommen dienen opgeteld te worden per blad. Achter in het ruilboekje wordt de totale vraagprijs per bladzijde en de totale vraagprijs van het boekje opgenomen.

10.  Indien de vraagprijs van een bepaalde ingeplakte of in een zakje aangebrachte zegel of van een bepaalde ongebruikte reeks die zich in één zakje bevindt meer dan € 7,50 bedraagt dient op de nevenstaande lege bladzijde een kopie van de zegel of zegels aangebracht te worden.

 

L.                OPMERKINGEN VOOR DE AFNEMERS VAN DE RUILBOEKJES

 

1.      Het vakje van elke afgenomen zegel afstempelen

2.      Zorgvuldig de afrekeningsstaat invullen

3.      De tijdslimieten eerbiedigen voor doorgeven en afrekenen

4.      Op het betalingsformulier het nummer van de zendingen vermelden

5.      Alleen de verantwoordelijke van de betrokken kring mag opmerkingen of aanmerkingen in het ruilboekje aanbrengen en dit op de linker bladzijde. Deze opmerkingen mogen enkel zakelijk zijn (vb. zegel nr….niet aanwezig bij aankomst in kring…Geen opmerkingen over de gevraagde prijs enz…)